人事档案的管理制度【优秀12篇】
在生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。一般制度是怎么制定的呢？
条：奖惩投诉 1
员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。
受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。
1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。
2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行教育，要规范其行为和思想，注重事实；若纯属造谣生事的，可以对投诉员工予以行政记过处罚。
人事档案管理制度 2
一、干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。
6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。
7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）
二、干部人事档案计算机管理制度
1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。
3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。
5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。
7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
三、干部人事档案材料收集补充制度
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。
7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
六、干部人事档案检查核对制度
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
七、干部人事档案保管保密制度
1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。
2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治问题或其它重要问题的材料。
7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
八、送交干部人事档案材料制度
1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。
2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。
3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的。材料。
4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
九、干部人事档案管理人员职责
1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部的情况；
6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；
9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；
10、办理其他有关事项。
机关人事档案管理制度 3
1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。
2、人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递。
3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。
4、查（借)阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查(借）阅。
人事档案统计制度
1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。
2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。
3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。
4、按照上级要求，报送本局档案情况。
章、档案编号管理 4
第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。
由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。
人事档案的管理制度 5
根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合学院工作实际，制定本制度。
一、干部人事档案材料收集制度
（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。
（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；
对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
二、干部档案材料鉴别归档制度
（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；
（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；
（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。
（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。
（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。
（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。
三、干部人事档案整理制度
（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。
（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。
（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；
编排有序，层次清楚；
技术科学，修补完整；
目录清楚，打印工整；
两边对齐，装订美观。
（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。
（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。
（六）每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。
四、干部人事档案查借阅制度
（一）干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。
1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；
2.办理案件；
3.办理社会保险、公证；
4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。
（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。
（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。
（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；
不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；
严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。
（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。
五、干部人事档案转递制度
（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。
（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。
（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。
（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。
（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；
对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。
（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。
（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。
（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；
五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。
六、干部人事档案检查核对制度
（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。
（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；
看单位、姓名、职务是否相符；
看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；
看有无不需归档的材料；
看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。
（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；
二要注销档案名册，注明转出去向；
三要办理转递手续。
（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。
（五）每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。
（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。
七、干部档案保管和安全保密制度
（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。
（二）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。
（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；
严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。
（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。
（五）干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。
（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
八、干部人事档案审核通报制度
（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。
（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。
（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。
人事档案管理规章制度 6
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2人事档案管理：集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的`人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
员工办理转正手续时 7
员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；4、员工办理调动手续时
各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；⑵、《工作交接表》；
⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；
机关人事档案库房管理制度 8
1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。
2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。
3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。
4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。
5、档案柜的排列要科学有序、便于通风和避光。
6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的`损害。
7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。
人事档案管理制度 9
医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作，它是医院人员个人经历和社会实践的重要记录，是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应，也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，是促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源，促进医院卫生事业发展的重要举措。而现如今，医院人事档案管理出现了严重问题，并产生重要的危害后果，因此重视医院人事档案管理迫在眉睫。通过对医院人事档案管理的现状进行分析，研究出存在的问题，并找寻解决办法，以此来促进医院卫生事业的发展。
随着各项改革的深入，人事改革这一长久被人们所忽视的改革重新进入了人们的视野中来。而在医院人事管理工作中，档案的管理具有非常重要的意义，医院人事档案不但是医院员工的资料信息，更是正确考察并评选干部的重要依据。只有持续提升档案管理的效率，持续优化档案管理的模式，才能为医院的核心竞争力打下良好的基础。因此，医院人事档案管理应受到广泛的重视。
1、医院人事档案管理存在的问题
由于医院人事档案管理长期以来不受重视，因此出现了很多问题，这些问题甚至影响到了医院的日常工作。而医院人事档案管理是一个比较系统的工作，要想研究如何改善现阶段我国医院人事档案的水平，就需要对症分析，研究出现在我们存在的问题，并对症下药，提高医院的人事档案管理水平。
档案的真实性问题。医院的人事档案对于医院的建设具有深远持久的影响，保证档案的。真实性就显得尤为的重要，但现如今由于医院对其的不重视，很多档案出现了失真失实的情况，不能正确真实的反应出现如今医院的情况，档案的真实性令人堪忧。
档案的管理方式问题。现如今，社会已经进入了一个多媒体时代。而医院的人事档案还存在着用纸张随意记录等情况，人工记录仍属于普遍现象。这种记录不仅费时费力还易出现错误，因此应该得到改善。
档案更新速度慢。现如今，时代飞速发展，但是很多医院的人事档案还停留在多年前的记录。由于信息更新的不及时，存在的档案很难真实的反应医院员工的现实状况。同样的出现了信息之后的问题，对医院人事部门选拔人才产生了巨大的影响，难以提出公平客观的数据证实。
管理人员素质问题。由于现在医院的不重视，导致很多医院的人事档案管理部门的职位是兼职的甚至是空缺的，没有专门的人才进行人事档案管理，人事档案出现了不专业等问题。与此同时，医院的档案人员专业素质较低，业务能力不熟练，对档案问题处理不明。
存放档案地方简陋，存在安全隐患。目前，很多医院的人事档案的存放环境往往比较简陋，且存在安全隐患。存放地不能做到定期清洁，定期打扫。并且，一旦遇到自然灾害或火灾时，没有指定的应急预案及措施，不能应对灾害发生。
2、医院人事档案管理的发展策略
医院人事档案管理对于一个医院的建设具有作用，但现如今，医院的人事档案存在问题，针对以上存在的问题，如何解决则是有关学者认真思考的问题。究竟要建立成什么样的人事档案管理？什么样的人事档案管理才适合一个医院的发展？对此，给予一下几点建议：
提高全体工作人员对医院人事档案的意识。医院人事档案出现的问题很大程度上是由于工作人员对医院人事档案的不重视，那么加强工作人员的重视力度就显得格外的重要。首先，医院要做到积极广泛的宣传，以此来增强医院全体工作人员对人事档案管理工作的重要性的认识。只有意识到人事档案管理的重要性，才能投入大量的人力物力与财力来保证人事档案管理工作的进行。其次，工作人员要改变思想观念，正确对待人事答案，并且积极主动的做好开发利用工作。然后，人事档案管理工作者要加强自身的责任感，医院并且要提高工作人员的薪酬待遇等情况。最后，要让大家意识到人事档案工作与所有人息息相关，这样才能自觉主动地维护医院的人事档案。
积极培训专业队伍，提高档案管理人员的业务素质。人事档案管理工作是一项复杂又繁琐的工作，因此需要管理人员自身素质过关业务能力强。管理人员业务素质的好坏直接影响着医院人事档案管理工作的质量。努力提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有创造性、学习性的综合素质。档案管理人员必须不断更新业务知识，适应新形势的发展要求，提高人事档案管理业务水平，学习计算机应用等现代管理技术和管理理念，以适应知识经济时代医院人事档案管理工作的要求。同时，要树立良好的工作作风，积极引进现代的管理设备与手段，以进一步加强人事档案管理的工作实践。
加强医院人事档案信息化与功能化建设。医院人事档案要随着现代科技的发展不断完善医院人事档案的现代化管理工作，积极采用现代化技术与手段，建立科学有效的数据库储存信息，积极实现人事档案资源的科学配置与利用。充分发挥信息化作用，改变以往医院人事管理部门的储存形式，即纸质存储，人工记忆。现如今，医院要努力提高档案的信息化程度，发挥现行科技对档案的影响，以使档案更加方便使用与利用，充分发挥人事资源优势为医院的建设贡献一份力量。
建立完善医院档案管理规章制度。医院应建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，让人事档案管理工作做到有章可循，进行规范化管理。同时，要进行责任认定制度，明确责任归属问题，以此来保证人事档案能够有效的进行下去。定期对人事档案进行更新复查，以减少错误同时还能提高信息的利用率，以此促进医院文化事业的发展。
医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。一个医院的长远发展依赖于一个完善的管理制度，一个完善的管理制度在一定程度上需要医院的人事档案作支撑。医院要加强人事档案管理工作，以此来促进医院的卫生事业发展。尽管医院人事档案存在着很多问题，但是我们相信在全体工作人员的努力下，医院的人事档案会越来越健全，越来越完善。总之，提倡人事档案的个性化特征，打破固定收集模式，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。
章、管理职责 10
第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——
a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；
b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；
c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；
d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；
e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。
章、总则 11
第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更�
最新人事档案管理制度 12
一、干部人事档案材料收集制度
（一）按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据形势发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
（二）干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。
（三）干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
（四）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。
（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或20开型（长260毫米，宽204毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
（八）干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；
对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。
二、干部档案材料鉴别归档制度
（一）干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。
（二）凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的才能归档；
（三）未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；
（四）对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。
（五）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的。材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
（六）鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充。
（七）凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。
（八）经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。
（九）鉴别工作应纳入干部人事档案工作正常业务，应随时或定期进行。
三、干部人事档案整理制度
（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。
（二）干部人事档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。
（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；
编排有序，层次清楚；
技术科学，修补完整；
目录清楚，打印工整；
两边对齐，装订美观。
（四）干部人事档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。
（五）干部人事档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。
（六）每两年对管理的干部人事档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。
四、干部人事档案查借阅制度
（一）干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经主管领导批准后，方可进行查借阅。
1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；
2.办理案件；
3.办理社会保险、公证；
4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
（二）除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部人事的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部人事档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。
（四）查阅干部人事档案的部门须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查（借）阅审批表》按干部管理权限办理审批手续。
（六）查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。
（七）查阅干部人事档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；
不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；
严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。
（八）干部人事档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地必须在借出之日起五个工作日内归还，外地必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
（九）持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。
五、干部人事档案转递制度
（一）干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。
（二）转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。
（三）转出的干部人事档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。
（四）转递干部人事档案必须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部人事档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。
（四）接收的干部人事档案，经核对无误后，方可归档入库；
对个人自带的档案，档案管理部门有权拒绝接收。
（五）对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。
（六）对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，移交干部原籍档案馆保存。
（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将干部生平归入干部档案；
五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。
六、干部人事档案检查核对制度
（一）在干部人事档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。
（二）接收干部人事档案时，看是否属于本部门管理范围；
看单位、姓名、职务是否相符；
看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；
看有无不需归档的材料；
看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。
（三）转递干部人事档案时，一要清点材料，整理装订；
二要注销档案名册，注明转出去向；
三要办理转递手续。
（四）接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。
（五）每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。
（六）每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。
七、干部档案保管和安全保密制度
（一）专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。
（二）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。
（三）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；
严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。
（四）干部人事档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部人事档案进入公共场所。
（五）干部人事档案工作中形成的销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。
（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
八、干部人事档案审核通报制度
（一）干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。
（二）干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。
（三）拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部人事档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。